Sind E-Mails rechtlich verbindlich?

E-Mails sind aus dem heutigen Rechtsverkehr nicht mehr wegzudenken. Jedoch sind E-Mails nur bedingt rechtlich verbindlich und auch als Beweismittel vor Gericht nur eingeschränkt verwendbar.

Grundsätzlich können Willenserklärungen ohne Einhaltung einer besonderen Form rechtswirksam abgegeben werden, also auch mündlich oder durch schlüssiges Verhalten. Ausnahmen ergeben sich aus dem Gesetz (gesetzlicher Formzwang) oder können vertraglich vereinbart werden (gewillkürter Formzwang).

Sobald das Gesetz die Schriftform fordert, kann diese durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz etwas anderes ergibt. Eine einfache E-Mail reicht hierfür jedoch nicht. Derartige Erklärungen können nur mittels qualifizierter elektronischer Signatur nach dem Signaturgesetz abgegeben werden (§ 126 a) BGB).

Wichtige Fälle der gesetzlichen Schriftform (Aufzählung nicht abschließend):

  • Ratenlieferungsverträge zwischen Unternehmer und Verbraucher
  • Miet- oder Pachtvertrag mit Laufzeit über einem Jahr
  • Kündigung des Mietverhältnisses; Widerspruch des Mieters gegen Kündigung des Mietverhältnisses
  • Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (hier elektronische Form ausgeschlossen)
  • Bürgschaftserklärung (Nicht Bürgschaftsvertrag), elektronische Form ausgeschlossen (Formfrei wenn Handelsgeschäft des Schuldners)
  • Schuldanerkenntnis (nicht Vertrag, d. h. nicht auch Annahme), elektronische Form ausgeschlossen (Formfrei, wenn Handelsgeschäft des Schuldners)
  • Durch „normale“ E-Mails (Textform) können im Rahmen des § 126 b) BGB Willenserklärungen abgegeben werden. Eine solche E-Mail besitzt jedoch nur eine eingeschränkte Beweisfunktion und dient in erster Linie lediglich der Information.

Die Textform ist eingehalten, wenn sie als lesbare Erklärung, die die Person des Erklärenden nennt, auf einem „dauerhaften Datenträger“ abgegeben wird (und beim Empfänger in der Form eingeht). Ein „dauerhafter Datenträger“ ist dabei jedes Medium, das es dem Empfänger ermöglicht, eine an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist und geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben.

Hierzu reicht es aus, dass es dem Empfänger der E-Mail möglich ist, diese auszudrucken. Ob diese dann auch wirklich ausgedruckt wird, ist unbeachtlich. Zu beachten ist dabei jedoch, dass die Textform, also die Verwendung einer normalen E-Mail dann nicht ausreicht, wenn in einem Vertrag die Schriftform vereinbart wurde.

Zwar können E-Mailausdrucke bei gerichtlichen Auseinandersetzungen als Beweis herangezogen werden. Zum Problem wird es jedoch dann, wenn der Prozessgegner den Erhalt einer E-Mail bestreitet. Wie das Gericht im Rahmen seiner freien Beweiswürdigung die Vorlage einer solchen E-Mail bewertet, ist abhängig vom Einzelfall. Um ein solches Prozessrisiko zu vermeiden ist daher generell anzuraten, bei Erklärungen auf deren Zugang es ankommt, dafür Sorge zu tragen, dass im Streitfall der Zugang dieser Willenserklärung unzweifelhaft nachgewiesen werden kann.